Rozmowa z Dominiką Kuśnierz, Dyrektor Generalną Fabryki Kosmetyków HEAN spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa

„Satysfakcja klienta to sukces całej firmy” – takie motto znajduję na Państwa stronie internetowej. Na zadowolenie klientów, jak czytam, pracujecie już od 1981 roku. Można powiedzieć, ze jesteście jedną z najstarszych polskich firm kosmetycznych.

Tak. Kolejne pokolenie stara się kultywować najlepsze tradycje naszej firmy. Jesteśmy obecnie w fazie gruntownych zmian. Wyremontowaliśmy dwie hale produkcyjne i pomieszczenia magazynowe, wymieniamy maszyny i urządzenia z myślą o standaryzacji i automatyzacji procesów produkcji, zmieniamy też strukturę organizacyjną. W związku z tym cały czas szukamy zewnętrznych źródeł finansowania. Projekt „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy” doskonale wpasował się w nasze potrzeby.

Jednym z głównych celów przystąpienia do projektu była chęć stworzenia pracownikom bardziej komfortowych warunków pracy.

Audyt ergonomiczny potwierdził, że idziemy w dobrym kierunku, jeżeli chodzi o modernizację naszej siedziby. Z pieniędzy grantu kupiliśmy ergonomiczne krzesła dla pracowników biura, produkcji, laboratorium i magazynu – w sumie 60 osób.

Grant umożliwił nam też remont przestrzeni socjalnych, przede wszystkim szatni i jadalni. Zmieniliśmy układ pomieszczeń, zaadaptowaliśmy na cele socjalne dodatkową przestrzeń, ujednoliciliśmy standard pomieszczeń socjalnych dla pracowników biura i produkcji, a także kupiliśmy wyposażenie.

W ten sposób – dzięki udziałowi w projekcie – kończymy pierwszy etap modernizacji naszej siedziby. Jednak na tym nie poprzestaniemy. Kolejne etapy będziemy finansować już z innych środków.

Mówiła Pani, że wprowadzając do firmy ergonomiczne rozwiązania, słuchaliście, czego potrzebują pracownicy. W czym jeszcze pomogły ich sugestie?

Po szkoleniu z zakresu zarządzania wiekiem, od którego rozpoczęliśmy udział w projekcie, postawiliśmy w firmie skrzynkę pomysłów. Chcieliśmy, aby pracownicy bardziej się otworzyli, szczerze mówili o tym, co im doskwiera, co chcieliby zmienić w firmie. Pomyśleliśmy, że dając im możliwość anonimowego wypowiedzenia się w wybranym przez nich momencie, bardziej ich ośmielimy. Nie każdy chce przecież osobiście zwracać się do szefa, nawet, jeżeli wie, że może. Skrzynka pomysłów wydawała się nam najbardziej odpowiednim rozwiązaniem, jeżeli chodzi o zebranie opinii pracowników.

O dziwo, od razu zaczęła się zapełniać. Pomysły znajdujemy w niej różne. Już udało nam się kupić stojaki na rowery, o które prosili pracownicy, a także – zgodnie z ich sugestiami – poprawić oświetlenie w pomieszczeniach, wprowadzić karty sportowe. W przyszłości planujemy pakiet medyczny. Zorganizowaliśmy także spotkanie integracyjne, na którym wszyscy świetnie się, bawili, jedząc, tańcząc i biorąc udział wielu grach i konkursach z nagrodami.

Dzięki skrzynce pomysłów pracownicy czują się wysłuchani. Mają realny wpływ na zmiany, które zachodzą w firmie. Zależy nam na tym, bo jesteśmy firmą rodzinną, nie tylko dlatego, że zarząd jest w rękach jednej rodziny. Większość naszych pracowników jest z firmą związana bardzo długo. Z uwagi na zaufanie, jakim nas darzą, a także mając na względzie stabilne warunki pracy przyprowadzają do nas także członków swoich rodzin.

Staramy się dbać o ich zadowolenie. Udział w projekcie uzmysłowił nam, jak ważna jest komunikacja międzypokoleniowa. Bez wymiany wiedzy pomiędzy doświadczonymi pracownikami a osobami rozpoczynającymi pracę na danym stanowisku nie będzie możliwe utrzymanie wzajemnego zaufania, więzi w zespole i dobrej współpracy.

Co udało się zrobić w tym zakresie dzięki udziałowi w projekcie?

Już wcześniej, chcąc poprawić komunikację wewnętrzną, zaczęliśmy organizować cotygodniowe spotkania kierowników, które mają służyć wymianie informacji, dzieleniu się dobrymi praktykami i planowaniu pracy.

Szefowie działów – osoby z największą wiedzą i doświadczeniem – są mentorami dla pozostałych pracowników. Korzystamy też ze wsparcia emerytowanych pracowników. Wielu z nich wróciło do firmy, pracują w niepełnym wymiarze czasu pracy i są naszymi doradcami.

Udział w projekcie podkreślił fakt, że zatrudniamy w większości osoby w średnim lub starszym wieku, co stawia nas w przyszłości przed koniecznością odmłodzenia kadr. Uzmysłowienie sobie różnic pokoleniowych, odmienności potrzeb i nawyków osób w różnym wieku, pozwoli nam poprawić proces rekrutacji.

Rekrutacja to jeden z obszarów, które można usprawnić w projekcie dzięki wsparciu doradcy HR-owego. Czym w Państwa przypadku zaowocowała współpraca z naszym ekspertem?

Efektem współpracy z doradcą HR-owym jest między innymi Culture book – podręcznik dla nowych pracowników, ważny z punktu widzenia wprowadzania nowych osób w kulturę naszej organizacji.

Doradztwo HR-owe zainspirowało nas również do wprowadzenia nowego systemu premiowania oraz systemu oceny pracowników powiązanego z systemem motywacyjnym. Te działania będziemy wdrażać stopniowo, także po zakończeniu udziału w projekcie.

Dodatkowo doradca HR pomógł nam stworzyć regulamin pracy zdalnej, a z grantu kupiliśmy niezbędny do tego sprzęt. Ta forma pracy nie funkcjonowała dotychczas w naszej firmie, ale są działy – takie jak zarządzanie jakością – gdzie może się sprawdzić. Zadania związane z przygotowaniem i obsługą procedur jakości wymagają nierzadko ciszy i skupienia, dlatego możliwość pracy zdalnej w pierwszej kolejności wprowadziliśmy właśnie w tym dziale.

Jak podsumowałaby Pani udział firmy HEAN w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Muszę przyznać, że nie spodziewałam się otrzymać od instytucji publicznej tak wartościowych rzeczy jak doradztwo i szkolenia. Analiza firmy przeprowadzona przez doradcę strategicznego zebrała w całość problemy, z którymi się obecnie mierzymy. Pokazała, nad czym musimy pracować. Wprawdzie jesteśmy świadomi stojących przed nami wyzwań, ale w przygotowanej dla nas strategii zarządzania wiekiem zostały one uporządkowane i opisane.

Z kolei dzięki wsparciu HR-owemu, szkoleniom i grantowi mogliśmy wdrożyć wiele narzędzi, które zapoczątkowały proces koniecznych zmian. Dlatego doceniam kompleksowość wsparcia oferowanego w projekcie.

Wszystko, co otrzymaliśmy w projekcie, zostało dobrze zainwestowane w naszych pracowników. Bo to oni są naszym największym kapitałem.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Monika Gucwa