Rozmowa z Januszem Kuziołą, Prezesem Zarządu firmy Multifol Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa

Pamiętam, że kiedy dzwoniłam do Pana z informacją o zakwalifikowaniu się firmy Multifol do pierwszej edycji projektu „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”, był Pan akurat na urlopie.

Tak. Pani telefon był dla mnie sporym zaskoczeniem. Kiedy ogłoszono wyniki rekrutacji, okazało się, że jesteśmy na liście rezerwowej. Pomyślałem – trudno. Nie udało się, będziemy musieli poszukać innego dofinansowania. A tymczasem jakiś czas później dostałem informację, że mamy szansę wejść do projektu. Wakacje od razu stały się znacznie przyjemniejsze.

Kolejne zaskoczenie dotyczyło Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. W mojej świadomości byliście Państwo do tej pory instytucją zajmującą się wyłącznie bezrobotnymi. Już sam fakt, że realizujecie projekt skierowany do firm, budził moje zdziwienie. A kiedy jeszcze okazało się, że poza grantem, na którym mi w gruncie rzeczy zależało, dostałem jeszcze profesjonalne doradztwo i ciekawe szkolenia, byłem zachwycony. Moja firma zyskała na udziale w projekcie więcej, niż się spodziewałem.

Główną rekomendacją naszego doradcy strategicznego, zawartą w Strategii Zarządzania Wiekiem przygotowanej dla Państwa firmy, było wdrożenie zarządzania procesami produkcji opartymi na lean management, w sposób angażujący pracowników na wszystkich poziomach organizacji.

Rozmowy w ramach doradztwa strategicznego zmieniły nasz sposób myślenia i skierowały nas w nieco inne obszary niż te, którymi chcieliśmy się zająć. Lean management to chyba podstawowa korzyść, jaką wynieśliśmy z udziału w projekcie.

Jest to koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem oparta na elastyczności, dostarczaniu wysokiej jakości produktów i usług, a także na eliminowaniu marnotrawstwa i ciągłym doskonaleniu. Obecnie skupiamy się na niej w Multifolu. Doradca do spraw lean management przyglądał się funkcjonowaniu firmy u nas na miejscu. Na tej podstawie przygotował dla nas szkolenie z tego zakresu. W dwóch turach uczestniczyło w nim łącznie 20 pracowników.

To pierwszy krok w kierunku wprowadzenia w naszej firmie lean management. Potem skupimy się na programie 5S (5 etapów: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina), dzięki któremu nasze miejsce pracy stanie się uporządkowane i pozbawione zbędnych elementów, a także na kaizenach, czyli małych usprawnieniach w różnych obszarach działalności firmy. Cały czas w tym procesie będzie nam towarzyszył stały doradca lean.

Wiem, że uda się nam doprowadzić ten proces do końca, bo pracownicy przekonują się do tej idei i aktywnie uczestniczą w jej wdrażaniu. Mam nadzieję, że dzięki temu uda się nam poprawić wydajność o 20% w ciągu roku.

Poprawa ergonomii stanowisk pracy, którą realizujecie Państwo dzięki udziałowi w projekcie, wpisuje się w program 5S. Jej głównym celem jest ułatwienie pracy pracownikom i zmniejszenie jej uciążliwości.

Przyznaję, że ergonomia była dla mnie ważna głównie w kontekście części produkcyjnej firmy. Garściami korzystam z dofinansowania oferowanego przez ZUS na ten cel. Potrzeby są jednak ciągle bardzo duże. Obecnie naszym priorytetem jest wdrożenie zmian ergonomicznych zgodnych z zasadami lean. Chcemy przeorganizować stanowiska pracy i układ urządzeń na hali produkcyjnej, żeby zmniejszyć obciążenia fizyczne pracowników. Dlatego zainwestowaliśmy między innymi w poprawę sterowania efektywnością klimatyzacji na hali. Kupiliśmy też odciąg oparów z myjki do sit, regały do magazynowania sit oraz wózek do ich transportu.

Audyt ergonomiczny, przeprowadzony w firmie dzięki wsparciu projektu, uświadomił mi również, jak ważna jest ergonomia pracy w biurze. W efekcie kupiliśmy między innymi regulowane fotele, podnóżki, podstawki pod monitory i zainstalowaliśmy klimatyzację w sekretariacie.

Rozwiązań służących poprawie organizacji i czasu pracy wprowadzacie w firmie znacznie więcej. Jak czytam w Państwa Indywidualnym Planie Wsparcia, stworzyliście dwa stanowiska pracy zdalnej, a także zainwestowaliście w system operacyjny umożliwiający wykonywanie pracy zdalnej i hybrydowej. Dzięki temu pracownikom łatwiej godzić życie zawodowe z prywatnym.

Głównym zasobem każdej firmy są jej pracownicy. Jeżeli pracodawca nie uświadamia sobie tego jeszcze, projekt potwierdzi mu to w każdym proponowanym działaniu. Dla mnie poza wprowadzeniem lean management największe oczekiwania wobec projektu wiązały się poprawą komunikacji oraz integracji zespołu. Uważam, że przewagę konkurencyjną mogą zyskać te firmy, które mają zmotywowanych pracowników. A jak takowych zyskać? Słuchając ich i wzmacniając więzi w zespole.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników w każdą środę organizujemy spotkania przy kawie i ciastku, podczas których omawiamy bieżące sprawy. Pracownicy mogą wówczas zadawać pytania, dzielą się też z resztą swoimi pomysłami.

Postanowiliśmy również wzmocnić integrację zespołu. W naszej firmie mamy problem głównie z relacjami między pracownikami z dłuższym stażem a nowozatrudnionymi. Obie grupy izolują się od siebie, co często powoduje napięcia lub konflikty. Mam nadzieję, że wspólne wyjście na strzelnicę i kręgle będzie pierwszym krokiem do przełamania impasu.

Przekazywanie wiedzy przez doświadczonych pracowników osobom rozpoczynającym pracę w firmie też może być formą zacieśniania więzi w zespole.

Patrząc z perspektywy czasu, tak się właśnie stało. Dotychczas nie mieliśmy w firmie sformalizowanych procesów wdrażania do pracy i przekazywania wiedzy na różnych stanowiskach. Pracownicy wielokrotnie mi zgłaszali, że źle szkolimy nowe osoby. Nie umieli jednak powiedzieć, na czym polegał błąd. Dlatego sugestia, która znalazła się w naszej Strategii Zarządzania Wiekiem, dotycząca wprowadzenia w firmie mentoringu, była trafiona.

Pracownicy wytypowani do pełnienia roli mentora początkowo nie chcieli iść na szkolenie z mentoringu. Na szczęście, kiedy je ukończyli, byli zachwyceni. Każdy z trzech mentorów ma teraz pod opieką nowych pracowników. Z tego, co słyszę, obie strony są zadowolone.

Jak podsumowałby Pan udział firmy Multifol w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Mam przed sobą Strategię Zarządzania Wiekiem stworzoną dla naszej firmy przez doradcę strategicznego. Jest w niej wiele cennych wskazówek. Dokument ten nie będzie jednak nic wart, jeżeli nie pójdą za nim konkretne działania.

Dzięki projektowi zapoczątkowaliśmy proces zmian. Wiele z nich będziemy kontynuować z własnych środków, jak chociażby szkolenia pracowników. Moim celem na przyszłość jest to, żeby każdy z pracowników firmy mógł powiedzieć: Multifol to my.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Monika Gucwa