Rozmowa z Grażyną Grabowską, Prezes Zarządu Targów w Krakowie sp. z o.o. oraz Małgorzatą Borowiec, Członkiem Zarządu

Jesteście Państwo największym na południu Polski i trzecim w skali kraju organizatorem targów. W swoim dorobku macie wydarzenia o ugruntowanej pozycji na rynku, takie jak Międzynarodowe Targi Książki w Krakowie czy Międzynarodowe Targi Stomatologiczne KRAKDENT. Misja Państwa firmy – wierzymy w siłę spotkań – którą się chwalicie na swojej stronie internetowej, jasno pokazuje cel, do którego zmierzacie – inspirowanie przedsiębiorców i branż do rozwoju dzięki udziałowi w organizowanych przez Państwa wydarzeniach. Słowem – tworzycie silną markę, a tego nie da się przecież zrobić bez zgranego zespołu, pracującego na sukces firmy. Co zatem skłoniło Państwa do udziału w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”, który pomaga przedsiębiorcom usprawnić zarządzanie pracownikami?

Zespoły organizujące poszczególne wydarzenia skupiają się na swoich zadaniach i nie mają kontaktu z innymi zespołami targowymi. Każda konferencja czy kongres to osobny byt posiadający własną specyfikę, innych uczestników i odbiorców. Taki charakter pracy nie wpływa dobrze na komunikację między pracownikami z różnych zespołów, nie ułatwia też integracji. Pracownicy nie mają szansy zobaczyć swojej pracy w kontekście funkcjonowania całej firmy, a jedynym punktem odniesienia jest dla nich macierzysty zespół. Tylko działy wspomagające, pracujące na rzecz wszystkich pozostałych zespołów, widzą naszą firmę jako całość.

Wiedzieliśmy, że to doskwiera pracownikom, a udział w projekcie tylko potwierdził ten stan rzeczy. Praca z doradcą strategicznym i doradcą HR-owym podsunęła nam pomysł na wprowadzenie regularnych spotkań inspiracyjnych dla zespołów targowych, podczas których pracownicy wymieniają się dobrymi praktykami z realizacji wydarzeń. Wreszcie widzą się nawzajem, mogą korzystać ze swoich doświadczeń, wprowadzać u siebie usprawnienia, które ułatwiły pracę w innych zespołach. Dzięki temu czują się częścią nie tylko swojego zespołu, ale też całej firmy.

Wzmacniamy też integrację ponadzespołową. Otworzyliśmy na wakacje strefę relaksu z ping pongiem, batmintonem, puzzlami i grami planszowymi. Z pieniędzy grantu dokupiliśmy pufy, stoliki i piłki do ćwiczeń. Okres wakacyjny – tradycyjnie mniej obciążony pracą w branży targowej – jest dobrym czasem na zacieśnianie więzi między pracownikami, między innymi dzięki strefie relaksu.

Jakie inne korzyści wynieśli Państwo z doradztwa w projekcie?

Zaczęliśmy porządkować procesy w firmie. Przeorganizowaliśmy pracę sekretariatu i recepcji. Zatrudniliśmy office managera, odpowiedzialnego za sprawną organizację pracy wszystkich zespołów, między innymi w takich kwestiach jak podróże służbowe, zarządzanie umowami (na przykład z korporacjami TAXI czy firmami kurierskimi), protokołowanie zebrań, dbanie o przepływ informacji oraz koordynowanie zakupów.

Tworzymy procedury, aby wystandaryzować czynności, takie jak obieg dokumentów, zamawianie taksówek czy obsługa poczty. Dzięki temu pracownicy czują się bezpieczniej. Od razu wiedzą, co robić w danej sytuacji i nie tracą czasu na dowiadywanie się, co jak działa. Wszystkie procedury przenosimy do intranetu, żeby każdy mógł mieć do nich łatwy dostęp.

Dzięki współpracy z doradcą HR-owym zaczęliśmy aktualizować zakresy obowiązków. Naszym celem jest przygotowanie ich w taki sposób, aby były skrojone pod konkretnych pracowników w poszczególnych działach.

Ważna jest dla nas również zmiana podejścia do kwestii doceniania pracowników. Mieliśmy na ten temat warsztat z doradcą HR-owym. Otworzył nam oczy między innymi na to, jak unikać pułapek w docenianiu. Jak pokazuje nasza praktyka, nie zawsze metody doceniania, które stosujemy, są skuteczne; czasami mogą wręcz przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. I – co równie ważne – zawsze musimy dostosowywać metody doceniania do konkretnego pracownika. Nie da się przyjąć jednej miary do wszystkich.

Tak naprawdę wszystkie te działania wyniknęły z potrzeb pracowników, które wyrazili na etapie diagnozy prowadzonej przez eksperta strategicznego. Wszyscy byli bardzo otwarci podczas wywiadów. My przyjęliśmy ich uwagi i poszliśmy za ich potrzebami.

Z tego, co czytam w Państwa strategii zarządzania wiekiem, pracownicy mieli też wiele pomysłów, jeżeli chodzi o poprawę warunków pracy…

Tak. Po raz pierwszy mieliśmy w firmie audyt ergonomiczny, który potwierdził konieczność wprowadzenia usprawnień zgłaszanych przez pracowników. Odkryciem było dla nas, że czasami nawet bardzo proste rozwiązania mogą znacząco poprawić jakość pracy na poszczególnych stanowiskach.

Kupiliśmy na przykład hulajnogę elektryczną dla kierownika hali. Dotychczas każdego dnia przemierzał spore odległości na piechotę, co było nie tylko męczące, ale wiązało się też ze stresem, bo nie zawsze udawało mu się zdążyć na czas w jakieś miejsce. Proste urządzenie rozwiązało oba te problemy.

Audyt zainspirował nas do zorganizowania w firmie Dnia zdrowia. Fizjoterapeuta przeprowadził dla nas na miejscu 1,5-godzinne szkolenie. Zainteresowanie było tak duże, że powstały dwie grupy szkoleniowe. Potem nasz gość udzielał porad indywidualnych pracownikom. Dowiedzieliśmy się przede wszystkim, jak w prosty sposób ograniczać lub eliminować dolegliwości związane z pracą przy komputerze czy wynikające z długotrwałego stania lub chodzenia, co przy organizacji targów jest normą.

Teraz czekamy na szkolenia na temat wypalenia zawodowego i współpracy w zespołach wielopokoleniowych. Mamy bardzo wielu chętnych. Mam nadzieję, że wszystkim zainteresowanym pracownikom uda się wziąć w nich udział.

Jak podsumowałyby Panie udział Targów w Krakowie w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Nie ukrywajmy – projekt jest wymagający dla uczestników, ale tak powinno być, jeżeli w grę wchodzą publiczne pieniądze. Trzeba się zaangażować na każdym etapie, ale w zamian otrzymuje się wielowymiarowe wsparcie, z którego wartości firma początkowo nawet nie zdaje sobie sprawy, bo zgłasza się do projektu po pieniądze.

Najważniejsze jest to, że na wstępie sprawdza się potrzeby firmy, a dopiero potem udziela się pomocy dopasowanej do tych potrzeb. Duże znaczenie ma też jakość relacji z osobami zaangażowanymi w realizację projektu po stronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. Otwartość konsultanta, pomoc między innymi przy planowaniu wydatków i rozliczaniu grantu dają pewność, że nawet ten przedsiębiorca, który nie uczestniczył wcześniej w projektach dofinansowanych z funduszy unijnych, przejdzie bezpiecznie przez cały proces.

Naszej firmie projekt pokazał, jak szukać usprawnień – będziemy o nie pytać pracowników, bo to oni – będąc na pierwszej linii frontu – najlepiej wiedzą, czego trzeba, żeby ich środowisko pracy było bardziej przyjazne. Naszym zadaniem – jako zarządu – będzie dopilnowanie, żeby te usprawnienia zostały wprowadzone, a potem utrzymane w firmie na stałe.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Monika Gucwa