Rozmowa z Krystianem Szczygłem, liderem i sukcesorem w firmie PPHU „SOWOSZ” sp. z o.o.

Spółka SOWOSZ to rodzinna firma, która produkuje i dostarcza schody drewniane do samodzielnego montażu dla klientów indywidualnych i sieciowych. Działa głównie na rynku krajowym, ale też eksportuje swoje produkty do Francji, Włoch czy Hiszpanii. Jakie konkretne zmiany i efekty przyniósł Wam udział w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Od 2018 roku sporo inwestujemy w automatyzację linii produkcyjnej i cyfryzację firmy. Obecnie mamy dwa zakłady, które wyposażyliśmy w maszyny i komputery do obsługi systemu produkcji. W zakładzie w Jankowicach pracownicy byli mniej biegli w obsłudze komputerów, ale dzięki współpracy z doradcą biznesowym w projekcie udało nam się znaleźć sprytne rozwiązanie, które zastosowaliśmy w firmie.

Kupiliśmy z grantu większe monitory dotykowe, które są łatwiejsze i bardziej intuicyjne w obsłudze dla pracowników, co ma znaczenie w kontekście pracy w naszym CRM. Znaleźliśmy też sposób na bardziej przyjazne logowanie do systemu. Zamiast każdorazowego wpisywania haseł, pracownicy logują się za pomocą czytników i zakodowanych breloczków. Zastosowanie monitorów dotykowych wymagało również dostosowania naszego systemu operacyjnego do produkcji i sprzedaży. Dzięki temu poprawiła się komunikacja, na bieżąco możemy śledzić postępy produkcji i sprzedaż, a pracownicy w zakładzie łatwo opanowali obsługę tabletów dotykowych.

W firmie mamy indywidualnie dla nas przygotowany system CRM. Dzięki niemu na przykład pracownicy produkcji wiedzą, jakie i ile elementów mają wyciąć, ile spakować czy przygotować do transportu. Wcześniej dostawali wydruki na kartce, a teraz wszystko wyświetlane jest na tablecie, mają rozpisane zadania i dokładne dane o ilościach i parametrach potrzebnych do przygotowania elementów schodów.

Dodatkowo, dzięki pomysłowi doradcy, zamieniliśmy wielką mapę magnetyczną z kolorowymi magnesami (która jeszcze wisi w naszym biurze) na duży ekran dotykowy, który jest naszym centrum dowodzenia. Dzięki połączeniu z systemem CRM mamy dokładne dane o zamówieniach, ich statusie, czy zostały dostarczone, zapłacone itd.

Tygodniowo obsługujemy około 60 zamówień w całej Polsce. Do tego mamy zlecenia w innych krajach Europy. Transporty są kierowane bezpośrednio do różnych sklepów lub indywidulanych odbiorców. Dotychczas wszystko zapisywaliśmy w różnych plikach lub dokumentacji, co wymagało od nas większej uwagi i niosło ryzyko błędu. Teraz, dosłownie: zamiast 6 godzin przyklejania pinezek do tablicy zajmuje nam to 30 minut. Wszystko jest w systemie i w każdej chwili możemy sprawdzić na przykład, gdzie jest kierowca z zamówieniem, czy zostało opłacone. Mamy przed sobą mapę kraju z lokalizacjami zamówień oraz wszystkie niezbędne informacje o ich statusie. Możemy też generować raporty, sortować lub szybko reagować na zmiany. To niezwykle ułatwiło nam pracę, podzieliło zadania i nie trzeba biegać już z wydrukami zleceń na produkcję. Wszystko możemy sprawdzić lub wysłać w programie.

A jakie mieliście Państwo oczekiwania na początku projektu?

Wiedzieliśmy, że są dwa aspekty projektu: grant i szkolenia. Nie ukrywamy, że najbardziej liczyliśmy na grant. Po pożarze kilka lat temu pomieszczenia socjalne zostały wyremontowane w pośpiechu, żeby zapewnić pracownikom odpowiednie warunki sanitarne. Dzięki udziałowi w projekcie poczuliśmy, że nadszedł czas na prawdziwą modernizację zaplecza socjalnego na miarę XXI wieku. Dodatkowo zależało nam na kupieniu sprzętu ułatwiającego pracę naszym pracownikom przy transporcie ciężkich, drewnianych elementów takich jak wózki nożycowe, które służą do przewożenia i podnoszenia elementów schodów. Na tym chcieliśmy się skupić.

W projekcie były też szkolenia, do których początkowo podchodziliśmy sceptycznie. Szczególnie tato – prezes firmy – nie był do nich przekonany. Mieliśmy raczej podejście, że trzeba je po prostu ‘odbębnić’, żeby uzyskać dofinansowanie. Podobnie doradztwo eksperta strategicznego, a już HR-owego na pewno, wydawało nam się stratą czasu. Teraz jednak zupełnie inaczej na to patrzymy. Doradztwo eksperta biznesowego, który był świetnie przygotowany, doświadczony i zrozumiał naszą firmę, a także współpraca z panią z HR okazały się dla nas bardzo cenne i otworzyły nam wszystkim oczy na wiele kwestii dotyczących rekrutacji i motywacji pracowników, które chcemy rozwijać w naszej firmie. Tato za 4 lata przechodzi na emeryturę, więc proces sukcesji jest nieunikniony.

Ja i Kamil, który również jest liderem w firmie, skorzystaliśmy z dodatkowych szkoleń z mentoringu. Dało nam to nowe spojrzenie na zarządzanie i podejście do pracowników. Teraz lepiej rozumiemy, jak ważne jest budowanie zaangażowania i motywacji w zespole. Krok po kroku pracujemy nad rozwiązaniami w tym obszarze.

Wracając do tematu sukcesji, czy macie już jej plan?

Dużym problemem w firmie jest brak czasu. Wdrożenie do pracy nowego pracownika zajmuje kilka miesięcy. Doradca biznesowy zwrócił nam uwagę, że warto uporządkować procesy i zakresy obowiązków w zespole, aby ułatwić zarządzanie i odciążyć właścicieli. Dotychczas wszystko nadzorowali osobiście, nawet gdy trzeba było nasmarować maszynę czy dorobić jakieś elementy. Projekt uświadomił nam, że firma się rozrosła i potrzebuje rozwiązań, które pozwolą lepiej delegować zadania i usprawnić organizację pracy.

W procesie doradczym kwestia sukcesji cały czas się pojawiała. Wszyscy zrozumieliśmy, że ja z Kamilem jesteśmy naturalnymi sukcesorami. Od dawna pracujemy w firmie. Ja zajmuję się utrzymaniem ruchu i produkcją, a Kamil – obsługą klienta i platformą sprzedażową. Projekt uświadomił nam wszystkim nadchodzącą zmianę i krok po kroku przygotowujemy się do przejęcia sterów firmy od naszych rodziców.

Czy nadal będziecie korzystać z rekomendacji doradców z projektu?

Nasze plany na najbliższy czas to przede wszystkim sukcesja i cyfryzacja. Zamierzamy kontynuować automatyzację, która ułatwia pracę w biurze, ale też usprawnia produkcję.

Nie mieliśmy problemów z przyjęciem nowych rozwiązań i technologii przez pracowników. Prezesi są zadowoleni z tych zmian, widzą jak cyfryzacja i automatyzacja ułatwia im i nam zarządzanie oraz oszczędza czas.

Przekonaliśmy się też do szkoleń, postaraliśmy się o bony na szkolenia i dalej chcemy się rozwijać w temacie AI, promptowaniu, wykorzystaniu Chata GPT, grafice itd.

Dzięki projektowi mieliśmy też okazję zorganizować pierwszą od 35 lat istnienia firmy imprezę integracyjną. Wyjechaliśmy do Wisły, w programie były m.in. rajdy samochodami terenowymi po lesie, rywalizacja w grupach, strzelanie z procy czy gra na orientację w terenie. To bardzo zjednoczyło pracowników. Oczekują powtórki.

Dziękujemy za rozmowę.

Rozmawiały Joanna Łuszczki i Dominika Witek