#projekt

Chcemy, żeby pracownicy czuli się gospodarzami firmy

Rozmowa z Grzegorzem Świerkiem, Prezesem Zarządu Midero S.A. oraz Anną Świerczek, Dyrektor Operacyjną

Wasza domena to – mówiąc w skrócie – transformacja cyfrowa firm. Jesteście centrum badawczo-rozwojowym, tworzycie oprogramowania skrojone pod indywidualne potrzeby klientów, zajmujecie się marketingiem internetowym, ważną częścią Waszej działalności są też szkolenia w zakresie AI. Co, biorąc pod uwagę cele biznesowe firmy, jest dla Was największym wyzwaniem w zarządzaniu pracownikami?

Grzegorz Świerk: Przyjmujemy do pracy ambitnych ludzi, którzy chcą się rozwijać. Są to głównie osoby młode, które właśnie skończyły studia. Mają jasno określone cele zawodowe, ale i konkretne oczekiwania od pracodawcy. Jeżeli chcemy ich zatrzymać u siebie na dłużej, musimy zadbać o ich komfort. Cały czas szukamy sposobów na to, żeby poprawić ich zadowolenie z pracy, a także wzmocnić ich kreatywność.

Anna Świerczek: W pracownikach cenimy samodzielność, zaangażowanie i chęć do ciągłego doskonalenia, zarówno siebie, jak i firmy. Zachęcamy ich do tego, aby wyspecjalizowali się w jakiejś wąskiej dziedzinie, zgodnej z ich zainteresowaniami i predyspozycjami. Dajemy im możliwość podnoszenia kompetencji w tym zakresie. To pozwala nam później poszerzyć katalog usług firmy, ale i wzmocnić wiedzę całego zespołu, dla którego ekspert w konkretnej dziedzinie staje się mentorem. Ma to oczywiście swoje konsekwencje – trudniej utrzymać w firmie wysoko wykwalifikowanych specjalistów.

Grzegorz Świerk: W naszej branży panuje duża konkurencja. Pracownicy często odchodzą z firmy. Nigdy nie staramy się ich zatrzymywać za wszelką cenę, bo często okazuje się, że po jakimś czasie do nas wracają. Poza tym wierzymy, że zbieranie doświadczeń u różnych pracodawców ma pozytywny wpływ na rozwój każdego pracownika. Takie podejście sprawia jednak, że często musimy rekrutować nowych ludzi. Dlatego staramy się tworzyć w firmie takie warunki pracy, które przyciągną najlepszych kandydatów z rynku i jednocześnie zachęcą naszych pracowników do pozostania z nami.

Można powiedzieć, że udział Midero w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy” idealnie wpisuje się w Waszą strategię zarządzania pracownikami.

Anna Świerczek: Chcemy, żeby pracownicy czuli się gospodarzami w firmie. Słuchamy ich potrzeb i wprowadzamy w życie ich pomysły. Projekt pozwolił nam zrealizować wiele rzeczy, które na pierwszy rzut oka wydają się przyziemne, dlatego ciągle były przez nas odkładane. Jak pokazała jednak diagnoza firmy w projekcie – kwestie te były dla pracowników niezwykle ważne w kontekście ich komfortu pracy. Myślę tu chociażby o uporządkowaniu otwartej przestrzeni w biurze czy stworzeniu na antresoli miejsca spotkań i odpoczynku. Zgodnie z sugestiami pracowników z pieniędzy grantu kupiliśmy m.in. regulowane biurka i bardziej ergonomiczne krzesła. W sali konferencyjnej zainstalowaliśmy z kolei sprzęt, który znacznie poprawia jakość spotkań online.

Nie wszystkie rozwiązania, które wprowadzaliście za sprawą projektu, były przyjmowane równie entuzjastycznie. Przed drugim monitorem na stanowisku pracy wielu się broniło, jak słyszeliśmy…

Anna Świerczek: To prawda. Kiedy zaproponowaliśmy pracownikom drugi, 34-calowy monitor, niewielu wierzyło, że poprawi on ergonomię pracy oraz ich efektywność. Był to jeden z wniosków, który pojawił się w audycie ergonomicznym, nie chcieliśmy więc pomijać tej kwestii. Stąd mój pomysł na wyzwanie „Podwójna moc”. Pracownicy mieli przez miesiąc aktywnie korzystać w pracy z dwóch monitorów. Zachętą do wzięcia udziału w wyzwaniu były nagrody książkowe - które można było sobie wybrać. Na spotkaniu zespołowym kończącym wyzwanie dzieliliśmy się refleksjami, co nam przeszkadzało w pracy na dwóch monitorach, jakie widzimy korzyści w tym rozwiązaniu, jak ono realnie pomaga w pracy. Efekt: wszyscy zauważyli znacznie więcej plusów. Po czasie okazało się nawet, że pracownicy zaczęli częściej przychodzić do biura, żeby wykonywać konkretne zadania, mając do dyspozycji dwa monitory. Okazało się to dużo bardziej wygodne i szybsze.

Jak widzimy, mogą tu też korzystać z urządzenia do ćwiczeń i sprzętu do jogi, które kupiliście z grantu w projekcie. Czy one też skłaniają pracowników do porzucania pracy zdalnej na rzecz wizyt w biurze?

Grzegorz Świerk: Udział w projekcie pokazał nam, jak ważne dla pracowników jest dbanie o zdrowie. Mimo, że są to ludzie młodzi, mają dużą świadomość obciążeń związanych z długotrwałą pracą w pozycji siedzącej. Mnie – jako pracodawcy – też zależy na tym, żeby byli w dobrej kondycji. Poza tym wiem, że aktywne przerwy w pracy wzmagają ich kreatywność. Dlatego wszystkie propozycje pracowników odnośnie profilaktyki zdrowotnej wdrożyliśmy bez wahania.

Anna Świerczek: Kupno sprzętów do ćwiczeń było tylko pierwszym krokiem w zachęcaniu pracowników do większej aktywności fizycznej. Zorganizowaliśmy warsztaty z fizjoterapeutą w firmie. Ci, którzy pracują zdalnie, przyjechali tego dnia do biura, programiści oglądali transmisję online, wszyscy ćwiczyliśmy wspólnie. Zorganizowaliśmy też serię spotkań z trenerem personalnym. Każdy pracownik miał także do dyspozycji dwie indywidualne konsultacje. Trener udzielał nam praktycznych wskazówek, jak korzystać ze sprzętów do ćwiczeń, które mamy w biurze. Następnie przez osiem tygodni mieliśmy zajęcia grupowe z trenerem raz w tygodniu. Część pracowników kontynuuje je do dzisiaj.

To dobry sposób na integrację zespołu. Ale chyba nie jedyny, jaki wdrażacie w firmie…

Anna Świerczek: Wzmacnianie relacji między pracownikami to drugie ważne wyzwanie HR-owe, przed którym stoimy. Pracujemy w rozproszeniu, między pracą zdalną a biurem, dlatego każda okazja do spotkania się jest dobra, czy to w ramach jednego działu, czy z całym zespołem.

Pomysłów na integrację nasi pracownicy mają bardzo dużo. Także w tej kwestii staramy się słuchać ich sugestii. Postawiliśmy w biurze PUDŁO, czyli „“Pudełko Uznania, Działań, Łask i Odkryć“, do którego wrzucamy karteczki z czterech kategorii: aby kogoś docenić, mając pomysł na usprawnienie pracy, dziękując za bezinteresowną pomoc, czy dzieląc się nową zajawką. W tym Pudle pojawił się właśnie pomysł wspólnego wyjścia na strzelnicę.

Wielu pracownikom – jak słyszymy – brakuje wspólnych aktywności poza siedzibą firmy. Dlatego w ostatnim czasie – dzięki udziałowi w projekcie – zorganizowaliśmy chociażby wyjścia na kręgle i na strzelnicę. Podczas obu świetnie się bawiliśmy!

Grzegorz Świerk: Myślę, że to jest główna wartość udziału w projekcie – zadowolenie pracowników. Każde z rozwiązań, które wprowadziliśmy, spotykało się z ich aprobatą. Teraz wszyscy mamy apetyt na więcej.

W jakim kierunku zamierzacie pójść, żeby nadal poprawiać komfort pracy pracowników?

Grzegorz Świerk: Planujemy uruchomienie wirtualnego asystenta dla każdego pracownika. Chcemy także zautomatyzować niektóre procesy i wyeliminować z naszej codziennej pracy żmudne czynności mechaniczne. Zależy nam, żeby każdy mógł skupić się na tym, co najciekawsze i najbardziej rozwijające.

Anna Świerczek: Dodatkowo, wszystkie rozwiązania, które wprowadziliśmy w firmie dzięki udziałowi w projekcie, będziemy aktualizować co rok. Zależy nam na tym, aby być na bieżąco z potrzebami pracowników.

Dziękujemy za rozmowę.

Rozmawiali Monika Gucwa i Paweł Kozakiewicz

przez Monika Gucwa

Warto zapobiegać a nie leczyć

Rozmowa z Julią Budz, Marketing Analytics Managerem z firmy Midero S.A.

Dlaczego pracujesz w Midero?

Szukałam miejsca, w którym mogłabym się rozwijać. Dzięki projektowi „Kariera jutra” trafiłam do Midero na staż, po którym zaproponowano mi pracę. Nie wahałam się ani chwili. Pracuję tu ponad 2 lata. Cenię sobie elastyczność w pracy, bardzo odpowiada mi też atmosfera. Mam na myśli między innymi tolerancję, z jaką podchodzi się do błędów. Każdy może przecież zrobić coś źle. Ważne, żeby wyciągnąć naukę z porażki, a nie ją piętnować. Podejście szefów jest właśnie takie, co jest dla mnie ogromnie ważne.

Poza tym zawsze mam z nimi bezpośredni kontakt. W pewnym momencie chciałam się zająć czymś innym, niż to, co robiłam do tej pory. Przełożeni nie mieli nic przeciwko, umożliwili mi rozwój w nowej specjalności. Takie podejście do pracowników sprawia, że firma jest naprawdę dobrym miejscem pracy, do którego chce się wracać.

Czy jest jakaś rysa na tym nieskazitelnym wizerunku pracodawcy?

Powtórzę raz jeszcze, największą wartością Midero są ludzie, z którymi pracuję. Miałam jednak wiele zastrzeżeń do warunków pracy w biurze. Ogólny bałagan czy brak miejsca na odpoczynek bardzo mi przeszkadzały. Dlatego, kiedy miałam możliwość uczestniczyć w doradztwie, prowadzonym w projekcie, zaproponowałam wiele rozwiązań, które mogły sprawić, że biuro stanie się bardziej przyjazne. Cieszę się, że wszystkie moje pomysły zostały zrealizowane.

Przebudowa antresoli, regulowane biurka, maty do jogi, porady fizjoterapeuty – to tylko niektóre propozycje usprawnień, które dzięki Tobie ujrzały światło dzienne. Czujesz, że wywołałaś lawinę zmian w firmie?

Mam poczucie, że zostałam wysłuchana. Otwarcie wyraziłam swoje potrzeby, a szefowie je uwzględnili. Dzięki udziałowi w projekcie wreszcie udało się stworzyć w biurze przestrzeń miłą dla oka. Usunęliśmy wszystko, co zbędne, meble zostały odświeżone, a na antresoli, gdzie mamy nowe pufy, wreszcie chce się spędzać czas. Czasami tylko zapominam, że mam regulowane biurko.

Ważne było też, że w sytuacji, kiedy dostaliśmy na przykład ergonomiczne krzesła, fizjoterapeuta powiedział nam, jak prawidłowo na nich siedzieć. Z kolei zajęcia z trenerem personalnym pobudziły nas do większej aktywności fizycznej. Dużo osób kontynuuje treningi. Ja sama zdecydowałam się chodzić na basen. Widzę pozytywne strony bycia w dobrej formie fizycznej i psychicznej. Ponieważ uważam, że warto zapobiegać a nie leczyć, zapisałam się też na szkolenie z przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.

Dziękujemy za rozmowę.

Rozmawiali Monika Gucwa i Paweł Kozakiewicz

przez Monika Gucwa

Jakość w zarządzaniu pracownikami

Rozmowa z Przemysławem Odrzywałkiem, Prezesem Zarządu firmy Replikant spółka z o.o.

Jak czytamy w Waszej Strategii Zarządzania Wiekiem, która powstała w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”, cały czas potrzebujecie nowych pracowników, głównie dobrze wykształconych, z doświadczeniem, ale i gotowych na zmiany. Biorąc pod uwagę niedobory specjalistów na współczesnym rynku pracy, chyba nie jest łatwo zrekrutować takie osoby, a następnie – utrzymać je w firmie na dłużej…

W zakładce „Praca w Replikant” na naszej stronie internetowej zawsze można znaleźć jakieś ogłoszenie. Szukamy specjalistów z wykształceniem technicznym, co wynika ze specyfiki naszej branży. Zajmujemy się innowacjami technologicznymi. Od 10 lat projektujemy rozwiązania z zakresu telewizji przemysłowej, rozwijamy się też w dziedzinie odnawialnych źródeł energii. Naszym celem jest stałe podnoszenie wydajności i niezawodności produktów, które projektujemy i wdrażamy z naszymi partnerami, nie tylko w Polsce, ale również za granicą. Dbamy jednocześnie, żeby miały one pozytywny wpływ na środowisko naturalne.

Nie ukrywam, że profil naszej działalności, a przede wszystkim innowacyjność, która jest naszą cechą charakterystyczną, przyciągają wielu kandydatów do pracy. Zawsze wydawało mi się, że to nasz atut, bo możemy wybierać w ofertach. Tyle tylko, że 62 aplikacje na jedno stanowisko w ciągu 5 dni rekrutacji może w gruncie rzeczy stać się problemem, jeżeli nie mamy w firmie wystandaryzowanej procedury rekrutacyjnej. Pokazała nam to współpraca z doradcą strategicznym i doradcą HR-owym w projekcie.

HR-owiec uzmysłowił nam, że jeżeli podejdziemy do rekrutacji z głową, być może nie będziemy musieli szukać ludzi tak często jak do tej pory, bo z kandydatów zainteresowanych pracą u nas wybierzemy takie osoby, które będą lepiej dopasowane do zespołu. Dlatego teraz podchodzimy do tematu rekrutacji bardziej metodycznie. Mamy opisany cały proces. HR-owiec przygotował nam ogłoszenia rekrutacyjne na stanowisko handlowca i specjalisty ds. obsługi klienta. Stworzył też kompetencyjne opisy obu stanowisk.

Jeżeli udało się Wam zatrudnić nowego pracownika, w kolejnym kroku musicie go wdrożyć do pracy. Tymczasem – jak wynika z Waszej Strategii Zarządzania Wiekiem – onboarding jest u Was niesformalizowany, co może mieć wpływ na to, czy pracownicy po pierwszym okresie pracy zdecydują się zostać w firmie.

Dziś mogę chyba śmiało powiedzieć, że niesformalizowane wdrażanie do pracy to już przeszłość w naszej firmie. Proces ten został już opisany przez doradcę HR z projektu, przynajmniej jeżeli chodzi o stanowiska handlowca i specjalisty ds. obsługi klienta. Mamy checklisty wdrożeniowe dla tych stanowisk, a więc łatwiej nam zweryfikować, czy wszystkie założenia dotyczące wiedzy i umiejętności zostały zrealizowane na etapie wdrażania do pracy, a także czy nowy pracownik został zaznajomiony z najważniejszymi zasadami kultury organizacyjnej firmy.

Niebagatelne znaczenie dla poprawy jakości tego procesu ma mentoring, który wdrożyliśmy w firmie zgodnie z sugestią doradcy strategicznego. Jeden z doświadczonych pracowników stał się mentorem dla nowo zatrudnionych. Wprawdzie już wcześniej brał pod opiekę świeżo zrekrutowane osoby, ale po serii szkoleń dla mentorów, w których wziął udział dzięki projektowi, zupełnie zmienił podejście do swoich podopiecznych. Jak sam przyznał, pracuje z nimi teraz bardziej indywidualnie, biorąc po uwagę ich cechy charakteru, wiek, różnice w doświadczeniu, sposobie postrzegania świata i podejściu do zadań.

Widzę, że to procentuje, czego najlepszym przykładem jest nowy pracownik, który jako pierwszy trafił pod skrzydła mentora po tym, jak ten uczestniczył w szkoleniach przygotowujących go do tej roli. W pierwszym okresie swojej pracy chłopak wyraźnie wątpił, czy podoła nowym obowiązkom. Pracując z mentorem poczuł się bezpiecznie i z czasem stał się w pełni samodzielnym serwisantem. Nie boi się podejmować wyzwań i chce pracować, a to cenię najbardziej. Bo w gruncie rzeczy możemy nauczyć wszystkiego naszych pracowników, wystarczy, żeby mieli zapał i pracowali z zaangażowaniem.

Oczywiście cały czas staramy się doskonalić proces wdrażania nowych osób. Zależy nam, żeby w początkowym okresie miały okazję popracować w każdym dziale. Dzięki temu będą miały szeroki kontekst pracy na swoim stanowisku. Myślę także o przygotowaniu kolejnego pracownika do roli mentora.

Jak widzimy, Strategia Zarządzania Wiekiem stworzona w projekcie, zainspirowała Was do wielu działań z zakresu employer brandingu. Poprawa procesu rekrutacji, wdrożenia do pracy, ale też budowanie przyjaznego środowiska pracy – to chyba jego najważniejsze elementy, wdrożone w projekcie.

Muszę przyznać, że często wracamy do Strategii, którą stworzył dla nas w projekcie Zbigniew Mendel. Dokument ten daje nam wskazówki, co jeszcze możemy poprawić w naszej działalności, żeby lepiej zarządzać ludźmi.

W ogóle największym zaskoczeniem związanym z udziałem w projekcie było dla nas doradztwo strategiczne. Nie zgłosiliśmy się do projektu z konkretnymi pomysłami na to, jak poprawić warunki pracy w firmie, czy co zrobić, żeby pracownicy czuli się u nas lepiej. Dopiero w toku doradztwa strategicznego, dyskutując z pracownikami, wypracowywaliśmy konkretne rozwiązania wynikające z potrzeb ludzi.

Tak było na przykład z zapleczem socjalnym. Potrzebę z nim związaną pracownicy zgłaszali jeszcze przed naszym udziałem w projekcie. W trakcie doradztwa strategicznego okazało się, że najlepiej będzie, jeżeli postawimy obok siedziby firmy kontenery socjalne, w których będą prysznice, toalety i szatnie, a także kuchnia i jadalnia. Teraz jesteśmy w trakcie urządzania tych kontenerów. Pracownicy samodzielnie je stawiali, lada dzień będą je meblować. Robią to z własnej inicjatywy.

Podobnie było z dbaniem o kondycję fizyczną. Pracownicy bardzo dobrze przyjęli pomysł spotkania z instruktorem sportowym, które sfinansowaliśmy z pieniędzy grantu. Chciałem kontynuować temat i myślałem na przykład o finansowaniu karnetów na siłownię. Tymczasem okazało się, że pracownicy wolą, żeby siłownia powstała w firmie. W sumie, czemu nie?

Jak podsumowałby Pan udział Replikanta w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

W działalności biznesowej stawiamy na najwyższą jakość oferowanych przez nas produktów i usług. Cieszę się, że dzięki udziałowi w projekcie udało nam się poprawić jakość zarządzania różnorodnością pracowników.

Dziękujemy za rozmowę.

Rozmawiali Monika Gucwa i Paweł Kozakiewicz

przez Monika Gucwa

Rok 2024 w zarządzaniu wiekiem w firmach

Mija drugi rok realizacji projektu „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”. Pomagamy w nim przedsiębiorcom z Małopolski tworzyć przyjazne miejsca pracy oraz jak najlepiej wykorzystywać możliwości każdego pracownika, niezależnie od jego wieku, doświadczenia oraz sytuacji życiowej. Nasze wsparcie jest możliwe dzięki dofinansowaniu z Funduszy Europejskich.

Do końca 2024 roku w projekcie:

• rozpoczęło udział 200 małych i średnich firm, które chcą poprawić zarządzanie pracownikami;
• zorganizowaliśmy dla nich 160 szkoleń na temat zarządzania różnorodnością, w tym zarządzania wiekiem;
• nasi eksperci przeprowadzili 4800 godzin doradztwa strategicznego oraz 3345 godzin doradztwa HR-owego dla pracodawców;
• powstało 160 strategii zarządzania wiekiem w firmach biorących udział w projekcie;
• wypłaciliśmy 132 granty na wdrażanie w firmach rozwiązań poprawiających zarządzanie różnorodnością pracowników;
• wdrażane są rozwiązania z zakresu:
  dostosowywania miejsc pracy do potrzeb i możliwości pracowników w 125 firmach,
  tworzenia stanowisk pracy zdalnej w 111 firmach,
  poprawy elastyczności form i czasu pracy w 53 firmach,
  modernizacji zaplecza socjalnego w 94 firmach,
  integracji, motywacji i profilaktyki zdrowotnej w 71 firmach,
  mentoringu w 34 firmach;
• dla pracowników firm biorących udział w projekcie przeprowadziliśmy 80 szkoleń z zakresu wydłużania aktywności zawodowej i przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu oraz 80 szkoleń z zakresu współpracy w zespołach wielopokoleniowych i przeciwdziałania dyskryminacji.

Przekonaj się, co zyskali pracodawcy, którzy biorą udział w projekcie. Poznaj historie firm, które skorzystały ze wsparcia.

W 2025 roku 50 nowych firm będzie mogło rozpocząć udział w projekcie. Do końca 2029 roku w sumie 600 małych i średnich przedsiębiorców z Małopolski skorzysta z dofinansowania Funduszy Europejskich na tworzenie przyjaznych miejsc pracy dla różnorodnych zespołów pracowniczych.

Tak wyglądają w projekcie szkolenia.

Przedsiębiorcy korzystają w projekcie z doradztwa strategicznego i doradztwa HR.

Firmy uczestniczące w projekcie wydają pieniądze grantu między innymi na urządzenia ułatwiające pracę, a także działania poprawiające kondycję fizyczną, psychiczną oraz integrację pracowników.

przez Monika Gucwa

O niedyskryminacji i wypaleniu zawodowym

Każdy pracodawca uczestniczący w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy” otrzymuje dwa indywidualne szkolenia dla swoich pracowników. Jedno dotyczy wydłużania aktywności zawodowej i przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu, drugie – niedyskryminacji i współpracy w zespołach wielopokoleniowych. Warto wysłać na te szkolenia jak największą liczbę pracowników z uwagi na to, że obydwa problemy nie omijają żadnej organizacji.

Wypalenie zawodowe dotyka obecnie coraz więcej osób, niezależnie od ich wieku i doświadczenia. Często ulegają mu osoby kluczowe z punktu widzenia prowadzenia biznesu i pracujące na pierwszej linii frontu z klientem. Dlatego tak ważne jest uświadamianie pracownikom i pracodawcom, z jakimi zagrożeniami mogą się mierzyć oraz jak powinni dbać o zdrowie psychiczne.

Z kolei doskonalenie współpracy i komunikacji w zespole jest potrzebne każdej firmie, w której pracują osoby pochodzące z różnych pokoleń i kręgów kulturowych, z odmiennymi nawykami i spojrzeniem na świat. W tak różnorodnym środowisku pracy nietrudno o dyskryminację. Warto wiedzieć, jak jej zapobiegać i przeciwdziałać.

Więcej na temat każdego ze szkoleń oferowanych w projekcie można przeczytać w wywiadzie z Bartoszem Ruskiem, trenerem i konsultantem z Brainstorm Group Sp. z o. o., która realizuje szkolenia w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”.

przez Monika Gucwa

Czasem wystarczą proste rozwiązania, by poprawić jakość pracy

Rozmowa z Grażyną Grabowską, Prezes Zarządu Targów w Krakowie sp. z o.o. oraz Małgorzatą Borowiec, Członkiem Zarządu

Jesteście Państwo największym na południu Polski i trzecim w skali kraju organizatorem targów. W swoim dorobku macie wydarzenia o ugruntowanej pozycji na rynku, takie jak Międzynarodowe Targi Książki w Krakowie czy Międzynarodowe Targi Stomatologiczne KRAKDENT. Misja Państwa firmy – wierzymy w siłę spotkań – którą się chwalicie na swojej stronie internetowej, jasno pokazuje cel, do którego zmierzacie – inspirowanie przedsiębiorców i branż do rozwoju dzięki udziałowi w organizowanych przez Państwa wydarzeniach. Słowem – tworzycie silną markę, a tego nie da się przecież zrobić bez zgranego zespołu, pracującego na sukces firmy. Co zatem skłoniło Państwa do udziału w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”, który pomaga przedsiębiorcom usprawnić zarządzanie pracownikami?

Zespoły organizujące poszczególne wydarzenia skupiają się na swoich zadaniach i nie mają kontaktu z innymi zespołami targowymi. Każda konferencja czy kongres to osobny byt posiadający własną specyfikę, innych uczestników i odbiorców. Taki charakter pracy nie wpływa dobrze na komunikację między pracownikami z różnych zespołów, nie ułatwia też integracji. Pracownicy nie mają szansy zobaczyć swojej pracy w kontekście funkcjonowania całej firmy, a jedynym punktem odniesienia jest dla nich macierzysty zespół. Tylko działy wspomagające, pracujące na rzecz wszystkich pozostałych zespołów, widzą naszą firmę jako całość.

Wiedzieliśmy, że to doskwiera pracownikom, a udział w projekcie tylko potwierdził ten stan rzeczy. Praca z doradcą strategicznym i doradcą HR-owym podsunęła nam pomysł na wprowadzenie regularnych spotkań inspiracyjnych dla zespołów targowych, podczas których pracownicy wymieniają się dobrymi praktykami z realizacji wydarzeń. Wreszcie widzą się nawzajem, mogą korzystać ze swoich doświadczeń, wprowadzać u siebie usprawnienia, które ułatwiły pracę w innych zespołach. Dzięki temu czują się częścią nie tylko swojego zespołu, ale też całej firmy.

Wzmacniamy też integrację ponadzespołową. Otworzyliśmy na wakacje strefę relaksu z ping pongiem, batmintonem, puzzlami i grami planszowymi. Z pieniędzy grantu dokupiliśmy pufy, stoliki i piłki do ćwiczeń. Okres wakacyjny – tradycyjnie mniej obciążony pracą w branży targowej – jest dobrym czasem na zacieśnianie więzi między pracownikami, między innymi dzięki strefie relaksu.

Jakie inne korzyści wynieśli Państwo z doradztwa w projekcie?

Zaczęliśmy porządkować procesy w firmie. Przeorganizowaliśmy pracę sekretariatu i recepcji. Zatrudniliśmy office managera, odpowiedzialnego za sprawną organizację pracy wszystkich zespołów, między innymi w takich kwestiach jak podróże służbowe, zarządzanie umowami (na przykład z korporacjami TAXI czy firmami kurierskimi), protokołowanie zebrań, dbanie o przepływ informacji oraz koordynowanie zakupów.

Tworzymy procedury, aby wystandaryzować czynności, takie jak obieg dokumentów, zamawianie taksówek czy obsługa poczty. Dzięki temu pracownicy czują się bezpieczniej. Od razu wiedzą, co robić w danej sytuacji i nie tracą czasu na dowiadywanie się, co jak działa. Wszystkie procedury przenosimy do intranetu, żeby każdy mógł mieć do nich łatwy dostęp.

Dzięki współpracy z doradcą HR-owym zaczęliśmy aktualizować zakresy obowiązków. Naszym celem jest przygotowanie ich w taki sposób, aby były skrojone pod konkretnych pracowników w poszczególnych działach.

Ważna jest dla nas również zmiana podejścia do kwestii doceniania pracowników. Mieliśmy na ten temat warsztat z doradcą HR-owym. Otworzył nam oczy między innymi na to, jak unikać pułapek w docenianiu. Jak pokazuje nasza praktyka, nie zawsze metody doceniania, które stosujemy, są skuteczne; czasami mogą wręcz przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. I – co równie ważne – zawsze musimy dostosowywać metody doceniania do konkretnego pracownika. Nie da się przyjąć jednej miary do wszystkich.

Tak naprawdę wszystkie te działania wyniknęły z potrzeb pracowników, które wyrazili na etapie diagnozy prowadzonej przez eksperta strategicznego. Wszyscy byli bardzo otwarci podczas wywiadów. My przyjęliśmy ich uwagi i poszliśmy za ich potrzebami.

Z tego, co czytam w Państwa strategii zarządzania wiekiem, pracownicy mieli też wiele pomysłów, jeżeli chodzi o poprawę warunków pracy…

Tak. Po raz pierwszy mieliśmy w firmie audyt ergonomiczny, który potwierdził konieczność wprowadzenia usprawnień zgłaszanych przez pracowników. Odkryciem było dla nas, że czasami nawet bardzo proste rozwiązania mogą znacząco poprawić jakość pracy na poszczególnych stanowiskach.

Kupiliśmy na przykład hulajnogę elektryczną dla kierownika hali. Dotychczas każdego dnia przemierzał spore odległości na piechotę, co było nie tylko męczące, ale wiązało się też ze stresem, bo nie zawsze udawało mu się zdążyć na czas w jakieś miejsce. Proste urządzenie rozwiązało oba te problemy.

Audyt zainspirował nas do zorganizowania w firmie Dnia zdrowia. Fizjoterapeuta przeprowadził dla nas na miejscu 1,5-godzinne szkolenie. Zainteresowanie było tak duże, że powstały dwie grupy szkoleniowe. Potem nasz gość udzielał porad indywidualnych pracownikom. Dowiedzieliśmy się przede wszystkim, jak w prosty sposób ograniczać lub eliminować dolegliwości związane z pracą przy komputerze czy wynikające z długotrwałego stania lub chodzenia, co przy organizacji targów jest normą.

Teraz czekamy na szkolenia na temat wypalenia zawodowego i współpracy w zespołach wielopokoleniowych. Mamy bardzo wielu chętnych. Mam nadzieję, że wszystkim zainteresowanym pracownikom uda się wziąć w nich udział.

Jak podsumowałyby Panie udział Targów w Krakowie w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Nie ukrywajmy – projekt jest wymagający dla uczestników, ale tak powinno być, jeżeli w grę wchodzą publiczne pieniądze. Trzeba się zaangażować na każdym etapie, ale w zamian otrzymuje się wielowymiarowe wsparcie, z którego wartości firma początkowo nawet nie zdaje sobie sprawy, bo zgłasza się do projektu po pieniądze.

Najważniejsze jest to, że na wstępie sprawdza się potrzeby firmy, a dopiero potem udziela się pomocy dopasowanej do tych potrzeb. Duże znaczenie ma też jakość relacji z osobami zaangażowanymi w realizację projektu po stronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. Otwartość konsultanta, pomoc między innymi przy planowaniu wydatków i rozliczaniu grantu dają pewność, że nawet ten przedsiębiorca, który nie uczestniczył wcześniej w projektach dofinansowanych z funduszy unijnych, przejdzie bezpiecznie przez cały proces.

Naszej firmie projekt pokazał, jak szukać usprawnień – będziemy o nie pytać pracowników, bo to oni – będąc na pierwszej linii frontu – najlepiej wiedzą, czego trzeba, żeby ich środowisko pracy było bardziej przyjazne. Naszym zadaniem – jako zarządu – będzie dopilnowanie, żeby te usprawnienia zostały wprowadzone, a potem utrzymane w firmie na stałe.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Monika Gucwa

przez Monika Gucwa

Multifol to my

Rozmowa z Januszem Kuziołą, Prezesem Zarządu firmy Multifol Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa

Pamiętam, że kiedy dzwoniłam do Pana z informacją o zakwalifikowaniu się firmy Multifol do pierwszej edycji projektu „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”, był Pan akurat na urlopie.

Tak. Pani telefon był dla mnie sporym zaskoczeniem. Kiedy ogłoszono wyniki rekrutacji, okazało się, że jesteśmy na liście rezerwowej. Pomyślałem – trudno. Nie udało się, będziemy musieli poszukać innego dofinansowania. A tymczasem jakiś czas później dostałem informację, że mamy szansę wejść do projektu. Wakacje od razu stały się znacznie przyjemniejsze.

Kolejne zaskoczenie dotyczyło Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. W mojej świadomości byliście Państwo do tej pory instytucją zajmującą się wyłącznie bezrobotnymi. Już sam fakt, że realizujecie projekt skierowany do firm, budził moje zdziwienie. A kiedy jeszcze okazało się, że poza grantem, na którym mi w gruncie rzeczy zależało, dostałem jeszcze profesjonalne doradztwo i ciekawe szkolenia, byłem zachwycony. Moja firma zyskała na udziale w projekcie więcej, niż się spodziewałem.

Główną rekomendacją naszego doradcy strategicznego, zawartą w Strategii Zarządzania Wiekiem przygotowanej dla Państwa firmy, było wdrożenie zarządzania procesami produkcji opartymi na lean management, w sposób angażujący pracowników na wszystkich poziomach organizacji.

Rozmowy w ramach doradztwa strategicznego zmieniły nasz sposób myślenia i skierowały nas w nieco inne obszary niż te, którymi chcieliśmy się zająć. Lean management to chyba podstawowa korzyść, jaką wynieśliśmy z udziału w projekcie.

Jest to koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem oparta na elastyczności, dostarczaniu wysokiej jakości produktów i usług, a także na eliminowaniu marnotrawstwa i ciągłym doskonaleniu. Obecnie skupiamy się na niej w Multifolu. Doradca do spraw lean management przyglądał się funkcjonowaniu firmy u nas na miejscu. Na tej podstawie przygotował dla nas szkolenie z tego zakresu. W dwóch turach uczestniczyło w nim łącznie 20 pracowników.

To pierwszy krok w kierunku wprowadzenia w naszej firmie lean management. Potem skupimy się na programie 5S (5 etapów: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina), dzięki któremu nasze miejsce pracy stanie się uporządkowane i pozbawione zbędnych elementów, a także na kaizenach, czyli małych usprawnieniach w różnych obszarach działalności firmy. Cały czas w tym procesie będzie nam towarzyszył stały doradca lean.

Wiem, że uda się nam doprowadzić ten proces do końca, bo pracownicy przekonują się do tej idei i aktywnie uczestniczą w jej wdrażaniu. Mam nadzieję, że dzięki temu uda się nam poprawić wydajność o 20% w ciągu roku.

Poprawa ergonomii stanowisk pracy, którą realizujecie Państwo dzięki udziałowi w projekcie, wpisuje się w program 5S. Jej głównym celem jest ułatwienie pracy pracownikom i zmniejszenie jej uciążliwości.

Przyznaję, że ergonomia była dla mnie ważna głównie w kontekście części produkcyjnej firmy. Garściami korzystam z dofinansowania oferowanego przez ZUS na ten cel. Potrzeby są jednak ciągle bardzo duże. Obecnie naszym priorytetem jest wdrożenie zmian ergonomicznych zgodnych z zasadami lean. Chcemy przeorganizować stanowiska pracy i układ urządzeń na hali produkcyjnej, żeby zmniejszyć obciążenia fizyczne pracowników. Dlatego zainwestowaliśmy między innymi w poprawę sterowania efektywnością klimatyzacji na hali. Kupiliśmy też odciąg oparów z myjki do sit, regały do magazynowania sit oraz wózek do ich transportu.

Audyt ergonomiczny, przeprowadzony w firmie dzięki wsparciu projektu, uświadomił mi również, jak ważna jest ergonomia pracy w biurze. W efekcie kupiliśmy między innymi regulowane fotele, podnóżki, podstawki pod monitory i zainstalowaliśmy klimatyzację w sekretariacie.

Rozwiązań służących poprawie organizacji i czasu pracy wprowadzacie w firmie znacznie więcej. Jak czytam w Państwa Indywidualnym Planie Wsparcia, stworzyliście dwa stanowiska pracy zdalnej, a także zainwestowaliście w system operacyjny umożliwiający wykonywanie pracy zdalnej i hybrydowej. Dzięki temu pracownikom łatwiej godzić życie zawodowe z prywatnym.

Głównym zasobem każdej firmy są jej pracownicy. Jeżeli pracodawca nie uświadamia sobie tego jeszcze, projekt potwierdzi mu to w każdym proponowanym działaniu. Dla mnie poza wprowadzeniem lean management największe oczekiwania wobec projektu wiązały się poprawą komunikacji oraz integracji zespołu. Uważam, że przewagę konkurencyjną mogą zyskać te firmy, które mają zmotywowanych pracowników. A jak takowych zyskać? Słuchając ich i wzmacniając więzi w zespole.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników w każdą środę organizujemy spotkania przy kawie i ciastku, podczas których omawiamy bieżące sprawy. Pracownicy mogą wówczas zadawać pytania, dzielą się też z resztą swoimi pomysłami.

Postanowiliśmy również wzmocnić integrację zespołu. W naszej firmie mamy problem głównie z relacjami między pracownikami z dłuższym stażem a nowozatrudnionymi. Obie grupy izolują się od siebie, co często powoduje napięcia lub konflikty. Mam nadzieję, że wspólne wyjście na strzelnicę i kręgle będzie pierwszym krokiem do przełamania impasu.

Przekazywanie wiedzy przez doświadczonych pracowników osobom rozpoczynającym pracę w firmie też może być formą zacieśniania więzi w zespole.

Patrząc z perspektywy czasu, tak się właśnie stało. Dotychczas nie mieliśmy w firmie sformalizowanych procesów wdrażania do pracy i przekazywania wiedzy na różnych stanowiskach. Pracownicy wielokrotnie mi zgłaszali, że źle szkolimy nowe osoby. Nie umieli jednak powiedzieć, na czym polegał błąd. Dlatego sugestia, która znalazła się w naszej Strategii Zarządzania Wiekiem, dotycząca wprowadzenia w firmie mentoringu, była trafiona.

Pracownicy wytypowani do pełnienia roli mentora początkowo nie chcieli iść na szkolenie z mentoringu. Na szczęście, kiedy je ukończyli, byli zachwyceni. Każdy z trzech mentorów ma teraz pod opieką nowych pracowników. Z tego, co słyszę, obie strony są zadowolone.

Jak podsumowałby Pan udział firmy Multifol w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Mam przed sobą Strategię Zarządzania Wiekiem stworzoną dla naszej firmy przez doradcę strategicznego. Jest w niej wiele cennych wskazówek. Dokument ten nie będzie jednak nic wart, jeżeli nie pójdą za nim konkretne działania.

Dzięki projektowi zapoczątkowaliśmy proces zmian. Wiele z nich będziemy kontynuować z własnych środków, jak chociażby szkolenia pracowników. Moim celem na przyszłość jest to, żeby każdy z pracowników firmy mógł powiedzieć: Multifol to my.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Monika Gucwa

przez Monika Gucwa

Pracownicy to nasz największy kapitał

Rozmowa z Dominiką Kuśnierz, Dyrektor Generalną Fabryki Kosmetyków HEAN spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa

„Satysfakcja klienta to sukces całej firmy” – takie motto znajduję na Państwa stronie internetowej. Na zadowolenie klientów, jak czytam, pracujecie już od 1981 roku. Można powiedzieć, ze jesteście jedną z najstarszych polskich firm kosmetycznych.

Tak. Kolejne pokolenie stara się kultywować najlepsze tradycje naszej firmy. Jesteśmy obecnie w fazie gruntownych zmian. Wyremontowaliśmy dwie hale produkcyjne i pomieszczenia magazynowe, wymieniamy maszyny i urządzenia z myślą o standaryzacji i automatyzacji procesów produkcji, zmieniamy też strukturę organizacyjną. W związku z tym cały czas szukamy zewnętrznych źródeł finansowania. Projekt „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy” doskonale wpasował się w nasze potrzeby.

Jednym z głównych celów przystąpienia do projektu była chęć stworzenia pracownikom bardziej komfortowych warunków pracy.

Audyt ergonomiczny potwierdził, że idziemy w dobrym kierunku, jeżeli chodzi o modernizację naszej siedziby. Z pieniędzy grantu kupiliśmy ergonomiczne krzesła dla pracowników biura, produkcji, laboratorium i magazynu – w sumie 60 osób.

Grant umożliwił nam też remont przestrzeni socjalnych, przede wszystkim szatni i jadalni. Zmieniliśmy układ pomieszczeń, zaadaptowaliśmy na cele socjalne dodatkową przestrzeń, ujednoliciliśmy standard pomieszczeń socjalnych dla pracowników biura i produkcji, a także kupiliśmy wyposażenie.

W ten sposób – dzięki udziałowi w projekcie – kończymy pierwszy etap modernizacji naszej siedziby. Jednak na tym nie poprzestaniemy. Kolejne etapy będziemy finansować już z innych środków.

Mówiła Pani, że wprowadzając do firmy ergonomiczne rozwiązania, słuchaliście, czego potrzebują pracownicy. W czym jeszcze pomogły ich sugestie?

Po szkoleniu z zakresu zarządzania wiekiem, od którego rozpoczęliśmy udział w projekcie, postawiliśmy w firmie skrzynkę pomysłów. Chcieliśmy, aby pracownicy bardziej się otworzyli, szczerze mówili o tym, co im doskwiera, co chcieliby zmienić w firmie. Pomyśleliśmy, że dając im możliwość anonimowego wypowiedzenia się w wybranym przez nich momencie, bardziej ich ośmielimy. Nie każdy chce przecież osobiście zwracać się do szefa, nawet, jeżeli wie, że może. Skrzynka pomysłów wydawała się nam najbardziej odpowiednim rozwiązaniem, jeżeli chodzi o zebranie opinii pracowników.

O dziwo, od razu zaczęła się zapełniać. Pomysły znajdujemy w niej różne. Już udało nam się kupić stojaki na rowery, o które prosili pracownicy, a także – zgodnie z ich sugestiami – poprawić oświetlenie w pomieszczeniach, wprowadzić karty sportowe. W przyszłości planujemy pakiet medyczny. Zorganizowaliśmy także spotkanie integracyjne, na którym wszyscy świetnie się, bawili, jedząc, tańcząc i biorąc udział wielu grach i konkursach z nagrodami.

Dzięki skrzynce pomysłów pracownicy czują się wysłuchani. Mają realny wpływ na zmiany, które zachodzą w firmie. Zależy nam na tym, bo jesteśmy firmą rodzinną, nie tylko dlatego, że zarząd jest w rękach jednej rodziny. Większość naszych pracowników jest z firmą związana bardzo długo. Z uwagi na zaufanie, jakim nas darzą, a także mając na względzie stabilne warunki pracy przyprowadzają do nas także członków swoich rodzin.

Staramy się dbać o ich zadowolenie. Udział w projekcie uzmysłowił nam, jak ważna jest komunikacja międzypokoleniowa. Bez wymiany wiedzy pomiędzy doświadczonymi pracownikami a osobami rozpoczynającymi pracę na danym stanowisku nie będzie możliwe utrzymanie wzajemnego zaufania, więzi w zespole i dobrej współpracy.

Co udało się zrobić w tym zakresie dzięki udziałowi w projekcie?

Już wcześniej, chcąc poprawić komunikację wewnętrzną, zaczęliśmy organizować cotygodniowe spotkania kierowników, które mają służyć wymianie informacji, dzieleniu się dobrymi praktykami i planowaniu pracy.

Szefowie działów – osoby z największą wiedzą i doświadczeniem – są mentorami dla pozostałych pracowników. Korzystamy też ze wsparcia emerytowanych pracowników. Wielu z nich wróciło do firmy, pracują w niepełnym wymiarze czasu pracy i są naszymi doradcami.

Udział w projekcie podkreślił fakt, że zatrudniamy w większości osoby w średnim lub starszym wieku, co stawia nas w przyszłości przed koniecznością odmłodzenia kadr. Uzmysłowienie sobie różnic pokoleniowych, odmienności potrzeb i nawyków osób w różnym wieku, pozwoli nam poprawić proces rekrutacji.

Rekrutacja to jeden z obszarów, które można usprawnić w projekcie dzięki wsparciu doradcy HR-owego. Czym w Państwa przypadku zaowocowała współpraca z naszym ekspertem?

Efektem współpracy z doradcą HR-owym jest między innymi Culture book – podręcznik dla nowych pracowników, ważny z punktu widzenia wprowadzania nowych osób w kulturę naszej organizacji.

Doradztwo HR-owe zainspirowało nas również do wprowadzenia nowego systemu premiowania oraz systemu oceny pracowników powiązanego z systemem motywacyjnym. Te działania będziemy wdrażać stopniowo, także po zakończeniu udziału w projekcie.

Dodatkowo doradca HR pomógł nam stworzyć regulamin pracy zdalnej, a z grantu kupiliśmy niezbędny do tego sprzęt. Ta forma pracy nie funkcjonowała dotychczas w naszej firmie, ale są działy – takie jak zarządzanie jakością – gdzie może się sprawdzić. Zadania związane z przygotowaniem i obsługą procedur jakości wymagają nierzadko ciszy i skupienia, dlatego możliwość pracy zdalnej w pierwszej kolejności wprowadziliśmy właśnie w tym dziale.

Jak podsumowałaby Pani udział firmy HEAN w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”?

Muszę przyznać, że nie spodziewałam się otrzymać od instytucji publicznej tak wartościowych rzeczy jak doradztwo i szkolenia. Analiza firmy przeprowadzona przez doradcę strategicznego zebrała w całość problemy, z którymi się obecnie mierzymy. Pokazała, nad czym musimy pracować. Wprawdzie jesteśmy świadomi stojących przed nami wyzwań, ale w przygotowanej dla nas strategii zarządzania wiekiem zostały one uporządkowane i opisane.

Z kolei dzięki wsparciu HR-owemu, szkoleniom i grantowi mogliśmy wdrożyć wiele narzędzi, które zapoczątkowały proces koniecznych zmian. Dlatego doceniam kompleksowość wsparcia oferowanego w projekcie.

Wszystko, co otrzymaliśmy w projekcie, zostało dobrze zainwestowane w naszych pracowników. Bo to oni są naszym największym kapitałem.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała Monika Gucwa

przez Monika Gucwa