Projekt pozwala bezpiecznie zaplanować i zrealizować zmianę
Rozmowa z Piotrem Niedbałą, właścicielem Firmy Budowlano-Montażowej OMNIBUS
Pańska firma działa na rynku od 30 lat. To długi staż, biorąc pod uwagę, że w branży produkcji i montażu okien panuje duża konkurencja.
Naszą przewagą jest tworzenie niestandardowych rozwiązań, odpowiadających na indywidualne potrzeby klientów. Byliśmy jedną z pierwszych w Polsce firm zajmujących się wyłącznie usługami związanymi ze stolarką okienną, które tradycyjnie stanowiły część usług budowlanych. Przeszliśmy długą drogę w tej branży. Początkowo zajmowaliśmy się wyłącznie montażem okien, do którego z czasem dodaliśmy sprzedaż. Później rozszerzyliśmy działalność o produkcję okien PCV, w pewnym momencie wyszliśmy na rynek francuski.
Zawsze staraliśmy się dostosowywać do bieżących potrzeb rynku, iść z trendami, wprowadzać innowacje. Pamiętam, jak na targach branżowych zbierałem nowinki, które potem testowaliśmy we własnych realizacjach. Z dumą mogę powiedzieć, że wiele z tych nowinek jest dzisiaj standardem.
Oczywiście wprowadzanie nowych rozwiązań nie byłoby możliwe, gdyby nie zespół, z którym pracowałem. Wiele z tych osób jest w firmie do dziś. To doświadczeni fachowcy, na których mogę polegać. Mam jednak świadomość, że firma cały czas musi się rozwijać, żeby utrzymać się na rynku. Nie możemy pozostawać za innymi, jeżeli chcemy mieć nowych klientów. Dlatego szukam możliwości, które pozwolą mojej firmie zmieniać się na lepsze. Takich jak projekt „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”.
Z jakimi oczekiwaniami zgłosił się Pan do projektu?
Liczyłem na wsparcie w uporządkowaniu wewnętrznych struktur, odpowiedzialności za poszczególne obszary działalności. Zdaję sobie sprawę, że jeżeli na tym polu panuje chaos, marnujemy wiele czasu jako zespół, tracimy też zaangażowanie pracowników.
Dlatego najważniejsze w projekcie było dla mnie doradztwo strategiczne i doradztwo HR. Chciałem, żeby ktoś z boku spojrzał na moją firmę i zweryfikował, czy to, co robię, robię dobrze. W prowadzeniu biznesu sama intuicja nie wystarczy, trzeba myśleć długofalowo i patrzeć szeroko. Żeby działać skutecznie, warto znać odpowiednie narzędzia, mieć strategię. Tutaj projekt jest dużym wparciem dla przedsiębiorcy.
Spotkania z ekspertami wielokrotnie dały mi do myślenia. Zadając nierzadko trudne pytania, zmuszali mnie do szukania odpowiedzi, co jest najlepsze dla mojej firmy. Otwierali mi też oczy na wiele kwestii. Cieszę się, że w niektórych przypadkach utwierdzili mnie w przekonaniu, że decyzje, które podjąłem, były słuszne.
Głębsza refleksja osób zarządzających nad bieżącą działalnością i przyszłością firm to z pewnością jedna z najważniejszych kwestii poruszanych w projekcie. A co – Pana zdaniem – zyskują pracownicy?
Wiedzę. Bardzo ważne są szkolenia proponowane firmom w projekcie. Pokazują pracownikom, jak ważna jest współpraca międzypokoleniowa, wzajemna wymiana wiedzy i doświadczeń.
Z tym zawsze jest problem, bo starsi, bardziej doświadczeni pracownicy boją się utracić rolę autorytetu wobec młodszych. Tymczasem dzielenie się tym, co umieją i wiedzą, może tylko wzmocnić ich pozycję w zespole. Przekazując wiedzę innym, otrzymują od nich konkretną pomoc, ich codzienna praca jest łatwiejsza, mają też wartościowe zastępstwo, na przykład podczas urlopu. Ma to również znaczenie dla całej firmy. Lepsza współpraca między pracownikami pozwala szybciej realizować zlecenia, co przekłada się na więcej zleceń, więcej zadowolonych klientów, czyli rozwój firmy.
Mam wrażenie, że dzięki projektowi zmieniło się nastawienie ludzi. Są wobec siebie bardziej otwarci.
Jakie rozwiązania udało się wprowadzić dzięki pieniądzom z grantu?
Zależało mi na modernizacji oświetlenia na hali produkcyjnej. Praca tam wymaga dużej precyzji, dlatego pracownicy powinni być skoncentrowani i wypoczęci. Bez wysokiej jakości oświetlenia stanowisk pracy nie uda się tego osiągnąć.
Halę produkcyjną rozbudowywaliśmy wielokrotnie. Nie ma tam teraz jednolitego oświetlenia, a natężenie światła jest niewystarczające. W efekcie pracownicy skarżą się na bóle głowy, mają problemy z koncentracją, spada ich wydajność, a po całym dniu pracy są przemęczeni. To jedno z głównych obciążeń w części produkcyjnej firmy, które chciałem wyeliminować. Potwierdził to audyt ergonomiczny, który zleciliśmy w projekcie, przygotowując się do poprawy warunków pracy na poszczególnych stanowiskach. Inwestycja ta ma dla mnie charakter strategiczny, biorąc pod uwagę, że chcę wprowadzić dwuzmianowy system pracy na hali.
Kupiliśmy też sprzęt do pracy zdalnej dla pracowników biura i sprzedawców. Ułatwi on pracę zwłaszcza tym osobom, które dojeżdżają z daleka do siedziby firmy. Bardzo ważne jest w tej inwestycji oprogramowanie do wymiany danych, organizacji spotkań online, a także pracy w chmurze.
Jesteśmy w trakcie odnawiania zaplecza socjalnego.
Czy projekt wymagał od Pana dużego zaangażowania?
Muszę przyznać, że weszliśmy do projektu w dobrym momencie. Akurat mieliśmy nieco mniej zleceń, mogliśmy więc poświęcić więcej czasu na pracę z ekspertami. Bez tego nasz udział w projekcie nie przyniósłby oczekiwanych efektów.
Trzeba się w niego zaangażować. Dotyczy to głównie osób zarządzających, bo to one podejmują decyzje. Bez tych decyzji nie ma zmiany w firmie, a przecież każdy, kto wchodzi do projektu, robi to ze świadomością, że chce coś u siebie zmienić.
Projekt – moim zdaniem – jest świetnym rozwiązaniem dla firm długo działających na rynku, zaczynających w innych realiach. Pozwala bezpiecznie zaplanować i zrealizować zmianę, czasami rewolucyjną, ale konieczną, żeby utrzymać się w branży. I zapewnia pomoc na każdym etapie tego procesu. To naprawdę ważne.
Dziękuję za rozmowę.
Rozmawiała Monika Gucwa
Nie opiekun, nie instruktor – MENTOR
Z kim kojarzy się mentor? Dla niektórych będzie to grecki filozof, który w gaju oliwnym otoczony przez uczniów pomagał im zrozumieć świat. Inni zobaczą w nim profesora na uczelni, obowiązkowo w dojrzałym wieku i z długą białą brodą, który prowadzi wykład dla studentów. Pojęcie mentora jest jednak znacznie szersze.
Okazuje się, że mentorów można spotkać nie tylko na sali wykładowej, ani tym bardziej w gaju oliwnym. Mentorami są zarówno kobiety, jak i mężczyźni, starsi i młodsi, z wykształceniem wyższym albo zawodowym. Pracują w firmach świadomych tego, że proces wdrożenia do pracy nowej osoby, te pierwsze miesiące jej funkcjonowania w nowym środowisku, są kluczowe dla podjęcia decyzji, czy zechce ona zostać w firmie na dłużej. W sytuacji, w której pracodawca na problem z dużą rotacją kadry, odchodzeniem zarówno niedawno zatrudnionych , jak i tych bardziej doświadczonych, mentoring może być bardzo dobrym rozwiązaniem.
Czym jest mentoring?
To jedno z narzędzi zarządzania różnorodnością, w tym wiekiem. Opiera się na partnerskiej relacji mistrz – uczeń i służy przekazywaniu wiedzy teoretycznej i praktycznej w organizacji, ale także ułatwia adaptację pracownikowi do nowych obowiązków. Może on dotyczyć nie tylko nowych pracowników, ale i takich, którzy po latach pracy w firmie obejmują nowe stanowisko. W takiej sytuacji wsparcie osoby, która piastowała je wcześniej, jest nieocenione, zarówno dla pracodawcy, jak i wdrażanego pracownika.
Czyli mentor to taki opiekun, instruktor? Nie. Ma on nie tylko pokazać, jak należy wykonać pracę i sprawdzić, czy jest dobrze zrobiona. Oprócz przekazywania wiedzy i doświadczenia, mentor ma wprowadzić swojego podopiecznego w kulturę organizacyjną firmy. Pomóc mu nie tylko w wypełnianiu zadań na stanowisku pracy, ale i odnaleźć się w grupie, zasymilować z nią. To mentor powinien przekazać nowej osobie informacje, jakie zasady, mniej lub bardziej formalne, obowiązują w firmie. Powinien mu wyjaśniać i przypominać, co dla firmy jest ważne, także w sferze wizerunku, co jest mile widziane, a co nie. Powinien również być osobą, która udzieli informacji i odpowie na pytania, które dotyczą firmy jako całości. Wszystko po to, aby ułatwić podopiecznemu adaptację w firmie, na nowym stanowisku.
Kto może być mentorem?
Mentorem zostaje doświadczony pracownik. Przy czym niekoniecznie znaczy to, że jest to osoba w dojrzałym wieku. Co więcej, czasem osoba młodsza może być mentorem dla starszego pracownika. O ile ma unikalną wiedzę, doświadczenie i kompetencje, aby pełnić rolę mentora (taką sytuację nazywamy mentoringiem odwróconym).
Od stażu pracy dla mentora istotniejsze są inne cechy. Poza wiedzą niezbędna jest umiejętność komunikacji. Zarówno jeśli chodzi o precyzyjne formułowanie komunikatów, jak i aktywne słuchanie. Do tego dochodzi umiejętność wyciągania wniosków, udzielania informacji zwrotnej, motywowania. Taki zestaw cech u mentora znacząco zwiększa szansę powodzenia programu mentoringowego.
Słowo mentor, pochodzi z greki i oznacza „myśliciela”. Postać Mentora występuje w greckich mitach. Był to przyjaciel Odyseusza, któremu ten powierzył opiekę nad swoim synem – Telemachem, kiedy wyruszył na wojnę trojańską.
Korzyści dla wszystkich
Zyski z wdrożenia dobrego systemu mentoringowego osiągają trzy strony biorące udział w tym przedsięwzięciu. Po pierwsze podopieczny mentora łatwiej adaptuje się do nowych zadań, w nowym środowisku pracy, które odbiera jako bardziej przyjazne. Zmniejsza się ryzyko, że po kilku miesiącach zrezygnuje z pracy, co z kolei daje korzyści pracodawcy.
Nie będzie on zmuszony szukać kolejnych osób na wolne stanowisko i zastanawiać się, dlaczego odchodzą. Zyska pracownika wdrożonego do zadań, świadomego, po co jest w firmie, co może jej dać, ale też co firma może dać jemu (i nie chodzi tu tylko o pieniądze).
A co z mentorem? - można zapytać. On także zyskuje? Oczywiście! Oddajmy głos jednemu z młodych mentorów w firmie biorącej udział w projekcie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie „Bonus dla biznesu”:
- „Moja rola polega na udzielaniu wsparcia młodszym stażem kolegom. Nowych pracowników biorę pod swoje skrzydła i przekazuję im nie tylko potrzebną na stanowisku wiedzę, ale także wizję firmy. Wiadomo, że każdy przyswaja wiedzę czy umiejętności w różnym tempie. Myślę, że dzięki mojemu wsparciu i udzielanym wskazówkom, pracownicy mniej się stresują i z większą pewnością podejmują nowe obowiązki. Funkcja mentora jest bardzo wdzięczną rolą. Fajnie jest mieć świadomość, że nowi pracownicy, jak i zarząd firmy mi ufają. To bardzo budujące. Można powiedzieć, że jestem ambasadorem pracodawcy wśród nowych pracowników”.
Korzyści z wdrożenia systemu mentoringowego w organizacji:
- wzrost umiejętności pracownika będącego pod opieką mentora,
- wzrost motywacji mentora i jego podopiecznego,
- poprawa efektywności wdrażanego pracownika,
- wzrost integracji pracowników,
- zmniejszenie rotacji w firmie,
- upowszechnianie dzielenia się wiedzą pomiędzy pracownikami,
- zachęcenie mentorów do dłuższego utrzymania aktywności zawodowej.
Trzeba też pamiętać, że zaangażowanie starszych, nie tylko stażem, ale i wiekiem, pracowników jako mentorów, może dać im nową motywację do pracy, do rozwoju oraz wydłużania swojej aktywności zawodowej.